別讓PowerPoint害死你

Jesper Johansson‧陳智文譯  2005/10/05

PowerPoint很有用,但為何大多數用它所作的簡報說明都極端令人痛苦?

我又參加了另一個活動,這一次我決定在自己的報告之間,抽空看看其他幾個會議,而不是光忙著找免費的食物。這次經驗讓我想起一個舊時的概念:PowerPoint害死人。某些人使用PowerPoint的方式實在令人不敢恭維。Steve Riley常稱電子郵件為「知識滅絕之地」,Steve老兄,你錯了,毀滅知識最快的途徑,就是把它放進PowerPoint。

以下是本人所見最不可取的PowerPoint使用方式:

1. PowerPoint「不是」文字處理器!
PowerPoint幻燈片的用途,不是在一張幻燈片中,盡量塞入許多資訊。使用幻燈片的意義,在於利用一些記憶的提示,引發聽眾思考。也就是說,你甚至不需用到完整的句子(但拼音正確絕對是一項利多),簡潔的陳述即可。

2. 你的聽眾大都識字
把PowerPoint當成文字處理器的自然結果是,有太多主講者站在台上朗讀幻燈片的內容。事實上,大多數的聽眾都識字,可以自行閱讀文字內容。上台報告的目的不是為聽眾的眼睛和腦子代勞,如果你想為大家朗誦,請參加市立圖書館的朗讀時間。報告是為了向大家解釋幻燈片內容的意義和其前後脈絡。

3. 一張圖勝過千言萬語
PowerPoint具有項目編列的功能,並不代表你非用它不可。一張列滿要點的幻燈片所傳達的資訊,絕比不上一張簡明的圖表。下次試著這麼做:用圖片取代文字要點,然後解釋那張圖。聽眾會覺得更有趣且更有益。更大的好處是,聽取你的報告不只是下載幻燈片的內容,還有額外的價值,讓你成為活動中更重要的人物。

4. 先做好功課
報告中出現「噢!這張幻燈片怎麼在這裡出現?」或「我真的不知道這一點有何意義」這類陳述,絕對沒有好處。一般而言,聽眾花費時間和精力參加的你報告會,都期望你至少曾付出同等的時間準備。使用別人的報告資料,且只是站在台上朗讀幻燈片內容,通常不會有什麼好結果。


5. 要點遜,故事讚!
沒有任何法律規定你說的每句話都必須符合一項要點。事實上,重點條列式的教法在學校就不受歡迎,不是嗎?回想你喜歡聽的課,大部分的時候,是老師講述一個能夠闡明重點的故事,將教材融入實際生活。你寧願聽哪一個?平鋪直述一件非故意官司成立的四項要件,還是某人如何因疏忽而被控的故事?

6. 報告的實際內容重於你使用的幻燈片範本設計!
我每年大約有80場會議報告。基於某些原因,每一場報告似乎都該有獨特的PowerPoint幻燈片設計。根據報告的性質和準備的內容,重新設計一個範本需要15分鐘至兩小時不等。這兩小時可用來作其他更有利的事 – 例如,加入聽眾關心的內容,而非設定他們不會在乎的範本模式。總計,我每年有兩週的時間沒有用在創造資訊和傳達知識,反而必須花在設想某人為何認為紅色字體加藍色背景不好。

7. 三格視窗不是為了在報告中給你提示
PowerPoint的三格視窗很棒 – 在製作內容的時候。這項功能不是事前排練的替代品,讓你隨時知道下一張幻燈片是什麼。請按下F5,以設計者的初衷使用PowerPoint。如果此刻你正在使用三格視窗,請按Shift+F5,就能從現在這一張幻燈片開始,回復一般狀態播放。

8. 不要折磨聽眾
你的目的是傳達知識。如果你選擇暗室內最傷眼的白色背景配黑色字體,讓所有聽眾看得兩眼脫窗,你將無法實際傳達出任何重點,因為他們會避免一直看著螢幕。此外…每場報告至少有一張故作懸虛的幻燈片並非要件,相對於一般的看法,你不需要準備沒人看得懂的幻燈片,這就是書面補充資料的用處。如果聽眾看不懂,何必把它放在螢幕上?何必為此浪費大家的時間?

9. 體貼殘障人士
大多數的殘障人士不會打斷主講人的報告,但仍有例外。例如,色盲人士無法看到藍色背景中的紅色文字和黑色背景的紅色文字,因其無法靜止不動。綠色背景中的紅色文字會消失不見,除非完全只有紅、綠兩色,在此情況下,紅色文字也會不停跳動。

10. 字體大小應適當
12點的字體必須正對幻燈片才能看清楚,在這種情況下,你必須大幅度地轉頭。14點是最低限度,理想上,決不要低於18點。此外…不需要比賽誰能用最多種字型,一張幻燈片用不到12種字型你也不會下地獄。一種或兩種最恰當,也能讓幻燈片實際具有可讀性 – 一項額外的加分。


◎作者簡介:Jesper Johansson是微軟安全科技小組的資深安全策略員。他的職務是協助顧客瞭解如何安全地使用微軟的產品。
◎出處:http://taiwan.cnet.com/enterprise/
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飛魚OHAEVA。

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